Secrétaire de service auxiliaire

Les défis vous stimulent et vos compétences correspondent à cette offre d’emploi?

L’objectif principal de la fonction est d’assurer et d’effectuer des tâches de secrétariat pour l’ensemble de son service et d’apporter un soutien administratif diversifié.

Quel serait votre rôle dans l’équipe?

• Effectue le traitement, la mise en page et la saisie de données à l’aide des outils de bureautique mis à sa disposition, de divers documents tels que lettres, notes de service, rapports, procès-verbaux, formulaires et autres ;
• Assure la gestion du courrier ;
• Rédige des lettres et notes de service courantes selon les directives générales ;
• Assure la gestion des archives et le classement de divers documents communs à la direction, tels que correspondances, dossiers, rapports, etc. ;
• Reçoit, filtre et dirige les appels téléphoniques ;
• Accueille les visiteurs et répond à leurs demandes ;
• Effectue la préparation matérielle des réunions (réservation de salle de réunion, convocation des participants, préparation et distribution des ordres du jour) ;
• Au besoin, participe aux rencontres d’équipe ou autres réunions, et rédige les procès-verbaux ;
• Relève, vérifie et compile diverses données statistiques propres à son secteur d’activités et assure la production de rapports mensuels ;
• Assure le suivi de l’utilisation des mandats-poste de son service ;
• Prépare, tient à jour et fait le suivi de divers dossiers administratifs de sa direction ;
• Tient à jour l’agenda de son supérieur ;
• Voit à ce que les relevés d’assiduité soient dûment complétés et approuvés avant de les acheminer ;
• Effectue toute autre fonction demandée par son supérieur immédiat de façon à atteindre les objectifs du poste.

   

   

Correspondez-vous au profil recherché?

• Détient un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ;
• Possède un minimum de deux 2 ans années d’expérience pertinente ;
• Maîtrise des systèmes de gestion informatisée et des applications MS Office ;
• Connaissance des activités reliées à la direction ;
• Excellente grammaire française.

Sens de l’organisation développé, bonnes relations interpersonnelles, habileté à travailler de façon autonome, faire preuve de jugement dans la résolution de problèmes.

Qu’est-ce que notre collaboration vous apportera ?

L’échelle salariale pour le poste se situe entre 47 076 $ et 57 046 $.
Des conditions d’emploi des plus concurrentielles sont offertes, dans une entreprise à taille humaine qui
contribue à répondre aux enjeux de l’immobilier abordable :

• Travail en mode hybride : Possibilité de télétravail trois (3) jours par semaine ;
• Facilement accessible en métro, station BERRI-UQAM.