Nos obligations légales en tant qu’organisme public
Demande d’accès à l’information, protection des renseignements personnels et charte de la langue française, la SHDM répond à ses obligations légales en tant qu’organisme public paramunicipal.
Accès à l’information
En tant qu’organisme paramunicipal, la SHDM est assujettie à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels « Loi sur l’accès ».
En vertu de cette loi, toute personne a le droit :
- d’avoir accès aux documents détenus par la SHDM dans l’exercice de ses fonctions, sous réserve des restrictions et exceptions applicables;
- d’être informée des renseignements personnels la concernant détenus par la SHDM;
- de faire rectifier les renseignements personnels la concernant et qui sont inexacts, incomplets ou équivoques.
Soumettre une demande d’accès à l’information
Votre demande d’accès à l’information doit être adressée, par écrit, au responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels :
Maître Julie Faucher
Directrice des affaires juridiques et corporatives
800, boulevard de Maisonneuve Est, bureau 2200
Montréal (Québec) H2L 4L8
Courriel :
Éléments à prendre en compte pour votre demande :
- Votre demande doit être suffisamment précise pour permettre de trouver le(s) document(s) demandé(s).
- Dans certains cas, nous devons limiter l’accès à des renseignements ou documents selon les modalités prévues par la loi.
- Des frais peuvent être exigés pour la reproduction de documents en vertu du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels.
- Les documents peuvent également être consultés sur place dans les bureaux de la SHDM durant les heures d’ouverture.
Protection des renseignement personnels
Le respect de la vie privée et de la confidentialité des renseignements personnels est une préoccupation importante pour la SHDM.
La SHDM traite les renseignements personnels conformément aux normes édictées par la Loi sur l’accès.
La manière dont la SHDM collecte, utilise, communique et conserve les renseignements personnels recueillis dans le cadre de ses activités et par l’entremise des sites Web sont décrits dans la Politique de confidentialité.
Le fait d’accéder ou de visiter les sites Web de la SHDM, de communiquer avec elle par quelque moyen que ce soit ou d’accepter de recevoir des courriels de sa part constitue une acceptation des modalités de cette Politique.
Gouvernance des renseignements personnels à la SHDM
Le cadre de gouvernance relatif à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels de la SHDM est défini dans la Politique sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels et comprend les politiques et procédures suivantes :
- Politique de confidentialité
- Politique sur la sécurité de l’information
- Politique sur la gestion intégrée des documents
- Procédure sur les incidents de confidentialité
- Procédure sur les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
- Procédure sur le traitement des plaintes à l’égard des renseignements personnels
Les modalités de dépôt et de traitement d’une plainte relative à la protection des renseignements personnels sont décrites dans la procédure.
Diffusion de l’information
Retrouvez ici les documents consultables en vertu du Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels, en complément de ceux listés ci-dessus.
Charte de la langue française
Le français est la langue officielle du Québec et la SHDM s’engage à être exemplaire en communiquant exclusivement en français, conformément à la Loi.
La Loi sur la langue officielle et commune du Québec, le français modifie la Charte de la langue française et renforce les dispositions s’appliquant aux administrations publiques.
Les employés de la SHDM s’adresseront à vous en français et vous demanderont si vous êtes visé(e) par une exception lorsque vous téléphonez ou que vous vous présentez à l’accueil.
La SHDM a adopté une directive précisant les situations dans lesquelles elle entend utiliser une autre langue que le français.
Exceptions
La Charte de la langue française prévoit des exceptions où les organisations publiques peuvent déroger au principe d’exemplarité et utiliser, en plus du français, une autre langue :
- nous communiquions déjà avec vous en anglais avant le 13 mai 2021 (vous bénéficiez d’un « droit acquis »);
- vous êtes déclaré admissible à recevoir l’enseignement en anglais au Québec;
- vous êtes autochtone;
- vous êtes une personne immigrante arrivée au Québec dans les six derniers mois;
- vous n’habitez pas au Québec.
Nous pouvons aussi communiquer avec vous en anglais dans les situations suivantes :
- vous agissez pour le compte d’une personne qui fait l’objet d’une des exceptions mentionnées ci-dessus;
- vous représentez une société, une société de personnes ou un organisme qui est situé soit à l’extérieur du Québec, soit uniquement sur une réserve;
- lorsque la santé ou la sécurité l’exige.
Si vous souhaitez obtenir plus d’information sur les dispositions de la Charte de la langue française et de la Politique linguistique de l’État, vous pouvez consulter le site Web du ministère de la Langue française.
Émissaire de la langue française
L’émissaire de la langue française de la SHDM est Elisabeth Tremblay, directrice des Communications, des relations publiques et de l’expérience client.