Secrétaire de direction (in french only)

La Société d’habitation et de développement de Montréal est une société paramunicipale à but non lucratif et financièrement autonome. Chef de file en gestion immobilière et en développement immobilier responsable, elle favorise l’amélioration des milieux de vie des Montréalais en contribuant au développement économique et social de la Ville de Montréal par la mise en valeur d’actifs immobiliers de nature résidentielle, institutionnelle, industrielle, commerciale et culturelle sur son territoire. Elle est à la recherche d’un candidat dynamique et motivé afin de pourvoir de façon permanente le poste suivant :

Rejoins une entreprise à taille humaine, qui contribue à répondre aux enjeux de l’immobilier abordable au poste d’adjointe administrative

Adjointe administrative

Direction du développement immobilier

Sous l’autorité de la directrice du développement immobilier, le titulaire du poste aura pour objectif principal d’accomplir un travail administratif diversifié et effectuer les tâches de secrétariat habituellement associées à la direction et agir en qualité d’aide-conseil en ce qui concerne les tâches de secrétariat.

Entre autres tâches, la personne salariée :

·         Recevoir, prendre connaissance et diriger le courrier; répondre et donner suite à la correspondance courante, à des demandes d’information, confirmation de décision administratives, renseignement sur les dossiers en cours, etc;

•          Assurer, à l’aide de l’équipement de bureautique mis à sa disposition, la transcription et la mise en page de divers documents tels que les lettres, notes de service, rapports, procès-verbaux, formulaires, tableaux ou autres documents;

•          Assurer la qualité relativement aux erreurs de frappe, de grammaire, de syntaxe, d’orthographe des textes produits par les membres de l’équipe et vérifier la conformité et le contenu selon les pratiques et procédures établies;

•          Analyser les dossiers et les documents en fonction des urgences; en faire la distribution au besoin et exercer un suivi sur le cheminement et les échéances;

•          Assurer la préparation matérielle des réunions, conférences et autres activités du genre, s’enquérir des sujets à mettre dans l’ordre du jour, le rédiger, préparer et/ou obtenir la documentation pertinente et procéder aux convocations; assister aux réunions, en rédiger les procès-verbaux et assurer les suivis selon les procédures établies;

•          Agir à titre d’aide-conseil en ce qui concerne les tâches de secrétariat d’un service;

•          Dresser et tenir à jour diverses listes d’envoi;

•          Recueillir, colliger, vérifier et analyser des données en provenance de diverses sources devant servir à rédiger ou compléter des rapports, articles, lettres et documents divers ou fournir des informations;

•          Recevoir, filtrer et diriger les appels téléphoniques et recevoir les visiteurs;

•          Effectuer divers travaux administratifs tels que recherche, compilation et analyse de données, coordination des rapports d’activité;

•          En l’absence d’un membre de direction, s’assurer que les demandes d’intervention ou d’information soient acheminées vers les personnes compétentes;

•          Effectuer toute autre tâche connexe.

Le candidat recherché :

·         Détenir un diplôme d’études professionnelles en bureautique ou domaine connexe ;

•          Posséder un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente, notamment en secrétariat;

•          Maîtriser l’utilisation des outils de la suite MS Office, notamment pour les logiciels Word, Excel et PowerPoint;

•          Maîtriser la langue française et anglaise[1] dans l’expression orale et écrite;

•          Faire preuve de jugement dans la résolution de problèmes;

Rigueur, autonomie, sens de l’organisation et de la collaboration et aisance à travailler en équipe caractérisent le candidat recherché.

L’échelle salariale pour le poste se situe entre 53 487 $ et 64 813 $, au 1er janvier 2023. Des conditions d’emploi des plus concurrentielles sont offertes, telles que :

•          Travail en mode hybride : Possibilité de télétravail à temps partiel;

•          Un régime d’assurances collectives payé à 100 % par l’employeur après la période de probation;

•          Un régime de retraite à prestations déterminées (cotisations partagées entre l’employé et l’employeur);

•          Facilement accessible en métro, station BERRI-UQAM.

Les personnes intéressées sont invitées à faire parvenir leur curriculum vitae, accompagné d’une copie de leurs qualifications par courriel au [email protected].

Note : le genre masculin, utilisé pour alléger la lecture du présent texte, inclut également le féminin

[1] Nous demandons un anglais fonctionnel dans le but de pouvoir répondre à notre clientèle qui est en partie anglophone